Solução

1. A Solução “OLLUS-WEB”

O sistema é parametrizado sob medida, com interface amigável que atenda as necessidades do cliente, a solução atende aos requisitos do “CONARQ – CTDE”, é composto pelos módulos: Levantamento, Tabela de Temporalidade, Plano de Arquivo, Gerência de Usuário, Controle de Circulação, todos personalizados de acordo com o formato de gestão da organização .

Sistema desenvolvido para o controle do grande fluxo de documentos trabalhistas que contam com legislação especifica, auxilia no controle e verificação dos documentos financeiros, e nos procedimentos de validação de cada informação produzida.ração.

Funções em destaque

Controle de entrada por código de barras
Controle por tipo documento
Controle motivo falta documento
Pesquisa avançada
Consistência documentos não entregues ao repositório de documentos
Consistência documentos em branco
Relatórios gerenciais
Relatório sintético e analítico
Relatório de arquivamento
Assinador Digitalo “ERP” da corporação.

“MODULO GED” - Modulo Importação

Este modulo, funciona integrado ao “ERP”, sendo responsável pela entrada dos índices de recuperação, evitando re-trabalhos de digitação de dados, que ora já foram inseridos na corporação através de um sistema de gestão corporativa.

Modulo Documento Imagem

Modulo integrado ao sistema “Ollus-WEB”, conta com um campo especifico para captura das imagens digitalizadas e integrando aos índices de recuperação do modulo plano de arquivo.

Plano de Arquivo

Modulo do “Ollus-WEB”, responsável pela recuperação dos índices e acesso as imagens digitalizadas.

“Modulo Gestão dos Registros”

Modulo de recuperação e indexação de imagens e relatórios gerenciais, é uma versão que reúne os recursos da de integração e importação, pode funcionar integrado aos sistemas de gestão “ERP” da corporação.

2. Entrada - Como o processo se inicia.

A captação dos documentos é por onde se inicia uma boa prestação de serviços. Mecanismos de controle de qualidade e de monitoração asseguram que as informações a serem processadas atendem requisitos de normas internacionais.

Coleta

A coleta abrange toda a parte logística envolvida na retirada dos documentos do cliente. Desde o transporte seguro destes documentos pelos CORREIOS até a entrega para a equipe que fará a recepção destes documentos nas instalações da Consultar GDI. Para iniciar um ciclo de coleta, o cliente informa nos sistemas gerenciais da Consultar GDI a disponibilização dos documentos e é gerada uma ordem de serviço. Essa ordem pode ser monitorada pelo cliente através do site.

O ACEITE NA DOCUMENTAÇÃO RECEBIDA, SÓ PODE SER EFETUADO APÓS A CONFERÊNCIA DOS DOCUMENTOS COM A GUIA DE PROTOCOLO

Prepara, Higieniza e Indexa

Com a recepção dos documentos, inicia-se o processo de internalização destes na Consultar GDI. Os documentos recebidos são verificados, agrupados e acondicionados de forma que possam ser processados pelos técnicos da Consultar GDI. A atividade de higienização visa garantir a agilidade e qualidade das atividades seguintes, removendo itens que possam afetar a produtividade tais como grampos e clipes, tratando documentos dobrados ou rasgados. A atividade de indexação visa criar um registro nos sistemas da Consultar GDI indicando a recepção do documento, independentemente do tratamento que será dado posteriormente. Entre outras vantagens da indexação no início do processo, citamos uma melhor rastreabilidade deste na sua totalidade, além de ganhos de produtividade. Na indexação, são registrados dados sobre o documento tais como tipologia e data. Esses dados, definidos para cada projeto, darão suporte à identificação do documento para atividades futuras.

Digitaliza

A atividade de conversão de documentos em papel para documentos digitais requer equipamentos que atendam aos requisitos definidos para o projeto como volumetria e tipo de documento (cor, tamanho). Após a geração da imagem digital bruta, esta passa por um processo de melhoria visando entregar a melhor imagem possível do ponto de vista de legibilidade e de tamanho. Esta imagem é então comprimida e formatada de acordo com os padrões definidos. Após a formatação, a imagem digital é submetida ao controle de qualidade para assegurar que os níveis de serviço estabelecidos sejam garantidos. As imagens aprovadas no controle de qualidade recebem então os índices já gerados previamente, assim como índices complementares agregados através de uma indexação adicional, feita manualmente e/ou através de rotinas com o uso de técnicas de reconhecimento como OCR

Guarda

O documento físico é armazenado pela Consultar GDI de acordo com os níveis de serviço acordados. A guarda de documentos inativos pode ser efetuada em caixas, enquanto os documentos ativos são armazenados em pastas. Em ambos casos, os índices gerados darão subsídios ao processo de definição e identificação do local físico, levando em conta critérios como temporalidade. As áreas de armazenamento da Consultar GDI possuem toda segurança necessária para o correto armazenamento e conservação dos documentos.

As imagens dos documentos digitalizados são guardadas simultaneamente no datacenter da Consultar GDI em modelo de Hospedagem.

3. BPO - BUSINESS PROCESS OUTSOURCING

A transferência das atividades conhecidas como atividades meio para a Consultar GDI é feita através de metodologia consolidada visando garantir a integridade dos processos e ganhos efetivos de produtividade para o cliente.

Gestão de Processos Especifico

O sucesso da atividade de terceirização de processos de negócio depende do entendimento correto destes. Consequentemente, é despendido tempo suficiente para entender o processo atual, seus fatores críticos de sucesso, volumetria, picos e exceções. Através de metodologia consolidada, são mapeados os passos, prazos envolvidos, requisitos sistêmicos, atividades e tarefas do fluxo documental.

O produto desta atividade de levantamento deve ser validado pelo cliente, demonstrando que houve o perfeito entendimento do processo de negócio.

4. GUARDA - Alta tecnologia e segurança

A gestão documental é muito mais que um simples armazenamento já que implica na correta classificação e constante monitoração do acervo quanto à sua vida útil e sua retenção para efeito legal permitindo atender rapidamente consultas.

Expurgo

Após o término do valor da informação, esta pode (e em alguns casos deve) ser expurgada. Os sistemas gerenciais da Consultar GDI informam ao cliente quais os documentos que tiveram a sua temporalidade vencida. O cliente define nesta lista quais os documentos que devem ser efetivamente expurgados. Baseado nos níveis de serviços previamente definidos é realizada a destruição segura minimizando custos e riscos de conformidade.

5. Entrega - Acesse de qualquer lugar

A disponibilização da informação no prazo correto, no dispositivo desejado e da forma necessária permite atender demandas dos mais diversos tipos, desde simples consultas até questões legais.

Entrega Física

Entrega Física

Sempre que houver a necessidade de Entrega Física dos documentos, os mesmos serão recuperados e enviados via transporte seguro com frota própria monitorada por GPS até a entrega para a equipe que fará a recepção dos documentos nas instalações do cliente. O tipo de entrega é acordado por nível de serviço e oferece agilidade, segurança e praticidade, já que para o cliente fica a sensação de que o arquivo físico é uma extensão de suas instalações.

E-mail

E-mail

Os documentos também podem ser entregues via e-mail. No caso de documentos físicos, estes são recuperados, digitalizados e as imagens são anexadas a e-mails destinados a endereços previamente definidos. No caso de documentos digitais, é feita a recuperação dos servidores da Consultar GDI e estes documentos são anexados a e-mails para envio ao endereço solicitado.